Kako doći do donosilaca odluka s vašom peticijom

Potvrdite da ciljate pravu osobu

Prije nego što se obratite, uvjerite se da ste identificirali osobu ili tijelo koje zaista ima ovlasti da uradi ono što tražite. Kontaktiranje nekoga ko ne može postupiti po vašem zahtjevu gubi vrijeme i može ostaviti dojam da ne razumijete kako relevantna institucija funkcioniše.

Zapitajte se: ko donosi konačnu odluku o ovom konkretnom pitanju? U nekim slučajevima jedno tijelo daje preporuku, a drugo je odobrava. Službenik vijeća može pripremiti preporuku, dok o njoj glasaju izabrani vijećnici. Odjel kompanije može upravljati politikom, dok izvršni tim odobrava promjene. Ako su oba uključena, kontaktirajte oba.

Ako niste sigurni, provjerite službenu web-stranicu relevantne organizacije, pogledajte kako su slične odluke donošene ranije ili nazovite centralu i pitajte ko je zadužen za konkretno pitanje koje pokrećete.

Uspostavite kontakt rano, a ne samo pri predaji

Ne morate čekati da prikupite hiljade potpisa prije nego što obavijestite donosioca odluka da vaša peticija postoji. Rani kontakt ima dvije svrhe: pokazuje da ste ozbiljni i daje vam vremena da saznate postoji li formalni postupak predaje koji trebate slijediti.

Kratka uvodna poruka kada vaša kampanja krene ili kada prikupite prvi značajniji broj potpisa potpuno je primjerena. Neka bude kratko i činjenično. Još ne tražite odluku. Samo ih obavještavate i uspostavljate kontakt.

Rani kontakt vam također pomaže da pronađete ispravnu adresu, ime nadležnog službenika ili predstavnika te da saznate postoje li rokovi koje trebate znati.

Kako napisati učinkovitu poruku

Bez obzira šaljete li uvodnu poruku, ažuriranje o napretku ili formalno pismo za predaju, struktura je ista. Budite jasni, sažeti i ljubazni. Neprijateljske ili optužujuće poruke daju primatelju izgovor da vas odbaci.

Svaka poruka donosiocu odluka treba sadržavati:

• Šta tražite. Jasno i nedvosmisleno navedite konkretnu promjenu koju želite.
• Zašto je to važno. Jedna ili dvije rečenice o tome ko je pogođen i šta će se dogoditi ako se ništa ne promijeni.
• Nivo javne podrške. Navedite koliko je ljudi potpisalo i uključite link do peticije kako bi to mogli provjeriti.
• Svaki relevantni rok. Ako se odluka približava, to i navedite. Rok daje vašoj poruci razlog da bude pročitana odmah.
• Jasan zahtjev za odgovor. Pitajte šta planiraju uraditi i do kada možete očekivati odgovor.

Odaberite pravi kanal

Različite situacije zahtijevaju različite pristupe.

• Email Prava početna tačka za većinu kampanja. Stvara pisani trag, može se interno proslijediti i daje primatelju vremena da odgovori. Obratite se imenovanoj osobi, a ne općem sandučetu.
• Pismo. Štampano pismo poslano poštom prikladno je za formalne institucije kao što su parlament, vladini odjeli ili velika javna tijela. Fizičko pismo ponekad dobije više pažnje od e-maila.
• Telefonski poziv. Korisno za praćenje e-maila na koji nije odgovoreno ili za otkrivanje ko je prava kontakt osoba. Prije poziva imajte jasan cilj i držite ga kratkim.
• Zahtjev za sastanak. Vrijedi ga tražiti kada prikupite značajan broj potpisa. Lični kontakt je teže ignorisati i daje vam priliku da svoj slučaj predstavite direktno. Budite fleksibilni oko termina: ako glavni donosilac odluka nije dostupan, sastanak s višim članom osoblja i dalje je vrijedan.
• Društvene mreže Označavanje donosioca odluka u javnoj objavi stvara vidljiv pritisak. Uradite to pažljivo i profesionalno. Najbolje djeluje kada imate nešto konkretno za objaviti, poput značajne prekretnice, a loše kada izgleda kao kontinuirana kampanja uznemiravanja.

Vodite evidenciju o svim kontaktima: datumi, imena, šta je poslano i kakav ste odgovor dobili. Ova evidencija je korisna ako kampanja eskalira i neophodna kada formalno predajete peticiju.

Dobro tempirajte kontakt

Najefikasniji trenuci za kontakt s donosiocem odluka vezani su za događaje u vašoj kampanji ili u njihovom procesu odlučivanja.

• Kada dosegnete prekretnicu po broju potpisa koja pokazuje stvarnu javnu podršku.
• Kada je zakazan sastanak odbora, glasanje vijeća ili pregled politike. Kontaktirajte ih nekoliko dana ranije, a ne na sam dan.
• Kada se dogodi nešto novo: medijsko praćenje vašeg pitanja, povezani događaj ili izjava drugog nadležnog tijela koja podržava vaš stav.
• Kada ste spremni da formalno predate peticiju. Najavite im unaprijed kako bi mogli izdvojiti vrijeme da je pravilno prime.

Izbjegavajte tako čest kontakt s donosiocem odluka da vaše poruke počnu djelovati kao pritisak, a ne kao komunikacija. Jedna ili dvije dobro tempirane poruke imaju veću težinu od niza sedmičnih e-mailova.

Pripremite paket za predaju

Kada ste spremni formalno predati peticiju, pripremite paket koji vašu kampanju prikazuje jasno i profesionalno. Dobro pripremljenu predaju teže je staviti po strani nego link na web-stranicu.

• Prateće pismo: Jedna stranica koja sažima peticiju: problem, vaš konkretan zahtjev i broj ljudi koji su potpisali. Ponovite svaki rok i jasno zatražite odgovor.
• Lista potpisa. Odštampajte sažetak potpisa koji uključuje imena, lokacije i eventualne komentare. Ako imate hiljade potpisa, reprezentativni uzorak s provjerenim ukupnim brojem praktičniji je od svakog pojedinačnog imena.
• Lične priče: Nekoliko konkretnih komentara ili kratkih izjava potpisnika dodaje ljudsku dimenziju koju statistika sama ne može pružiti. Odaberite primjere koji jasno ilustruju utjecaj problema.
• Potkrepna dokumentacija. Ako imate relevantne medijske objave, službene podatke ili stručne izjave koje podržavaju vaš slučaj, uključite ih kao priloge ili reference.

Ako donosioc odluka traži da potpise pošaljete e-mailom, objasnite da se lični podaci ne bi trebali masovno prenositi e-mailom. Lična ili formalna pisana predaja je primjerenija i pokazuje da odgovorno rukujete podacima podržavatelja.

Uključite medije pri predaji

Javna predaja stvara trenutak vidljive odgovornosti. Medijsko praćenje primopredaje vrši dodatni pritisak na donosioca odluka i stvara novo interesovanje za peticiju.

Sedmicu prije datuma predaje pošaljite kratko saopštenje za medije ili prijedlog lokalnim novinarima koji prate vašu temu. Recite im šta predajete, koliko je ljudi potpisalo te kada i gdje će se primopredaja održati.

Unaprijed pitajte donosioca odluka da li mu odgovara prisustvo medija. Mnogi izabrani zvaničnici to pozdravljaju kao priliku. Čak i ako nijedan novinar ne dođe, napravite vlastite fotografije i video snimke predaje. To se može podijeliti u ažuriranju peticije i na društvenim mrežama.

Za potpuni vodič o tome kako predstaviti priču novinarima i napisati saopćenje za medije, pogledajte Kako ostvariti medijsku pokrivenost vaše peticije.

Šta uraditi ako ne dobijete odgovor

Nedostatak odgovora je uobičajen i ne znači nužno da je peticija ignorisana. Osoblje možda obrađuje veliki broj dopisa, pitanje je možda još aktivno u razmatranju ili vaša poruka nije stigla do prave osobe.

Naknadno se javite jednom nakon razumnog intervala, obično nakon jedne do dvije sedmice. Pozovite se na svoju izvornu poruku i ljubazno pitajte da li je primljena i kada biste mogli očekivati odgovor.

Ako i dalje ne dobijete odgovor, razmotrite druge puteve: formalnu predaju kroz vlastiti postupak institucije, pitanje postavljeno na javnom sastanku ili kontakt preko izabranog predstavnika. Dokumentiranje izostanka odgovora i dijeljenje toga u ažuriranju peticije ili saopštenju za medije također može stvoriti pritisak, iako ovaj pristup zahtijeva pažljivo postupanje.

Nakon predaje: pratite i zaokružite proces

Predaja nije kraj kampanje. Obavještavajte svoje podržavatelje o tome šta slijedi.

• Objavite ažuriranje odmah nakon predaje. Podijelite kako je prošlo, šta je rečeno, sve fotografije i koji su sljedeći koraci. Podržavatelji koji su potpisali prije nekoliko sedmica i dalje su zainteresirani za ishod.
• Naknadno se javite donosiocu odluka. Ako su obećali da će odgovoriti ili preduzeti akciju do određenog datuma, javite se kada taj datum dođe. Ljubazan i činjeničan podsjetnik pokazuje da pratite situaciju.
• Saopštite ishod. Ako kampanja uspije, jasno to recite svojim podržavateljima. Ako ne uspije, objasnite šta se dogodilo i postoje li daljnji koraci. Ljudi koji su učestvovali zaslužuju znati čemu su njihovi potpisi doprinijeli.

Kampanja koja se dobro zaokruži, bez obzira na pobjedu ili poraz, gradi povjerenje kod ljudi koji su je podržali i olakšava njihovu ponovnu mobilizaciju u budućnosti.